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关于做好2020级学生档案归档工作的通知
 
发布日期:2020-10-05  阅读次数:1243

 

各学院、研究生院及相关部门:
为了规范学生档案的管理工作,现就2020级学生档案的归档工作通知如下:
1.2020级学生取得正式学籍后,由学院或研究生院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》第十条第一款规定收集“入学材料”。本科生的入学材料一般应包括高中学籍卡、高中毕业生登记表、高考体检表、高考报名登记表、高考志愿表、新生入学登记表、入团(入党)申请书及志愿书等材料。研究生的入学材料除原个人档案应有材料外,还应包括报考攻读硕士学位研究生登记表、推荐免试攻读硕士学位研究生登记表、报考攻读博士学位研究生登记表、推荐免试直接攻读博士学位登记表等材料。归档时,请按 “填写说明”填写并移交《学生人事档案目录》(一人多档),其中:
1)共青团员的团籍材料,须经学校团委接收其组织关系后,方可移交档案馆保管。“入团志愿书”的材料形成时间,填写取得团籍的时间(支部大会通过之日)。
2)积极分子的入党材料,须经党委组织部接收其组织关系、在毕业前移交档案馆进行转递。归档时,须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册,并按照《四川麻将入党积极分子档案目录》登记“组织材料”。“入党积极分子考察登记表”的材料形成时间,填写“党支部确定入党积极分子”的时间。
3)预备党员的党籍材料,须经党委组织部接收其组织关系、在校内办理完转正手续后移交档案馆保管。归档时,须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册,并按照《四川麻将党员档案目录》登记“组织材料”。“入党志愿书”的材料形成时间,填写“支部大会通过接收申请人为预备党员的决议”的时间(第9页)。“预备党员考察表”的材料形成时间,填写“党委批准入党时间”(第1页)。
4)正式党员的党籍材料,须经党委组织部接收其组织关系后,方可移交档案馆保管。归档材料的形成时间,参照本条(2)(3)填写。
5)不属于规定归档的材料,经过鉴别,由学院或研究生院视情况分别处理,凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
2.对于材料有缺失的,学院或研究生院应会同相关部门主动联系2020级学生毕业或原档案保管单位,补充缺失的档案材料。
1)学生档案归档后的补充材料,请按“填写说明”填写并移交《学生人事档案移交清单Ⅰ》(多人多档)。
2)对于确实无法补齐的材料,由学院或研究生院出具“情况说明”,经分党委(党总支)副书记签字、盖党组织公章,存入学生档案。
3.在校期间形成的档案材料,由学院或研究生院根据《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》第十条第二至十三款进行整理和分类,于每年4月和10月各归档1次。归档时,请按“填写说明”填写并移交《学生人事档案移交清单》(“一档多人”或“多人多档”),其中:
1)入党积极分子档案(在毕业前归档),须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册,并按照《四川麻将入党积极分子档案目录》登记“组织材料”。
2)中国共产党党员档案(正式党员的档案在转正后归档,预备党员的档案在毕业前归档),须使用党委组织员办公室印制的档案封皮装订成册,并按照《四川麻将党员档案目录》登记“组织材料”。
4.2020级学生档案的《总目录》以学院(专业)为单位、按学号排序,补充材料的《移交清单》按学号顺序填写(未补充材料的,不填写)、以学院(专业)为单位排序。
5.《吉林省普通高等学校档案管理办法(试行)》《学生人事档案目录》(一人多档)《学生人事档案移交清单Ⅰ》(多人多档)和《学生人事档案移交清单Ⅱ》(一档多人),请在“吉师档案工作群”中下载。
6.《学生人事档案目录》(一人多档)中“总目录”的汇总功能正在编程中,上线前请按“填写说明”手动汇总。
7.档案馆不接收学生个人自带(存)的档案材料。
8.各单位在学生档案收集、整理、分类和归档工作中遇到的问题,请在“吉师档案工作群”中留言,档案馆将逐一进行答复。
 
 
                                                 档案馆    
                                            202010月5日
 
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